Função direcção

Índice

Introdução. 2

Função direção. 3

Princípios básicos de direção. 4

Instruções e ordens. 5

Comunicação. 6

Motivação. 9

Liderança. 12

Coordenação. 15

Atividades. 17

Conclusão. 18

Bibliografia. 19

 

Introdução

Direção Administrativa para que a Empresa funcione adequadamente ela precisa ser dirigida. Em outros termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Sem a Direção, a Empresa fica à deriva, sem rumo certo. A Direção relaciona-se diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado através das atividades que devem ser realizadas. Estabelecidos os objetivos, definido o Planeamento, Organizados os trabalhos, cabe à Direção fazer executar as coisas. Todo trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos. Se as pessoas que trabalham numa empresa não conhecem os objetivos que elas devem alcançar, os seus esforços serão feitos ao acaso. A Administração se baseia no trabalho de muitas pessoas em conjunto e torna-se necessário orientar o comportamento dessas várias pessoas, integrá-las e dirigi-las rumo aos objetivos empresariais

Função direcção

Assegurar a execução das ações propostas no Planeamento. Implica transmitir às pessoas o que elas devem fazer e conseguir que elas trabalhem da melhor maneira possível, com a melhor utilização dos recursos disponíveis.

O Gestor deve ter capacidade de coordenar os trabalhos a serem realizados, fixando prioridades e exercendo a liderança junto a sua equipe e/ou subordinados

Conceito e Características  

A Direção constitui a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planeamento e da Organização. Enquanto o Planeamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos, a Direção é a etapa concomitante ou simultânea a ela. “Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas”. Significa orientar e coordenar os trabalhos dos subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. Trata-se de atuar diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades.   

                                                                                      Execução

                      Antes                                                       Durante                      Depois

A importância da Direção está em que nada adianta um bom Planeamento e uma boa Organização, se as pessoas trabalham sem uma orientação coordenação adequadas. Daí, a Direção ser considerada a mais importante das funções administrativas, a essência do trabalho do bom Administrador. 

Princípios básicos de direção

A Direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber: 

a) Princípio da unidade de comando 

Cada subordinado deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é a de que deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na Empresa, para evitar a duplicidade de ordens.  

b) Princípio da delegação  

É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas.   

c) Princípio da amplitude de controlo 

Também chamado Princípio de Âmbito de Controlo, refere-se ao número ideal de subordinado que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente.  

d) Princípio da coordenação 

Também chamado Princípio das Relações Funcionais. Diz ele: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum.

Para dirigir os subordinados, a Administrador - em qualquer nível que esteja situado - deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar. Por isso, falaremos de ordens ou instruções, de comunicação, de motivação, de liderança e de coordenação, que são os principais meios de Direção. O talento do bom Administrador reside em saber utilizar todos esses meios de Direção.

Vejamos cada um dos meios de Direção à disposição do Gestor:

INSTRUÇÕES E ORDENS 

Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, para que estes saibam o que devem fazer e quando fazer. Tanto a ordem quanto a instrução servem para fazer iniciar, modificar e cessar uma tarefa ou atividade. Porém, a ordem se refere ao que fazer e quando, enquanto a instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade. Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer algo.

Quanto a sua amplitude, as ordens podem ser: 

• Ordens Gerais - são aquelas destinadas as pessoas da Empresa, indistintamente. Ex.: marcação do ponto, horários, crachás, etc. 

• Ordens Específicas - são aquelas destinadas a determinadas pessoas. Ex.: relatório sobre o veículo (motorista), etc. 

Quanto à forma pela qual são transmitidas, as ordens podem ser:

 • Ordens verbais - são aquelas transmitidas de viva voz.

• Ordens escritas - são aquelas transmitidas por escrito, através de alguma correspondência ou documento.

COMUNICAÇÃO   

A Comunicação na empresa representa um dos maiores desafios para o Administrador. Para algumas empresas, a Comunicação representa o recurso mais importante no alcance dos objetivos. 

Comunicação é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma pessoa para outra. Toda comunicação envolve sempre duas ou mais pessoas, pois é um processo de interação de pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados entre duas ou mais pessoas.  

Assim, comunicar não é somente transmitir uma mensagem. É sobretudo, fazer com que a mensagem seja compreendida pela outra pessoa. Se não houver essa compreensão do significado, não há comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comunicação não se efetiva. Como a comunicação é um processo de transmissão e compreensão de uma pessoa para a outra, existem cinco etapas que ela deve percorrer: 

 Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem.

Transmissor: é a etapa que codifica a mensagem. Ex.: a voz humana em língua portuguesa, o telefone da pessoa que está comunicando a mensagem, etc. 

Canal: é o espaço situado entre o emissor e o destinatário. Ex.: a sala onde as duas pessoas se encontram, a central telefônica etc. 

Receptor: é a etapa que decodifica a mensagem. Ex.: o ouvido da outra pessoa, o telefone da pessoa que recebe a mensagem, etc. 

Destinatário: é a pessoa a quem a mensagem é destinada. 

Contudo, a Comunicação geralmente sofre ruídos e interferências. Ruídos é uma perturbação em qualquer uma das etapas do processo acima, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem. Ex.: o emissor fala mal a língua portuguesa ou tem problema de prolação, o telefone apresenta linhas cruzadas, etc. Interferência é uma perturbação externa que interfere no processo, provocando distorções ou distúrbios.

Ex.: muito barulho devido à presença de outras pessoas, intempéries ou trovoadas que interferem no sistema telefônico. Isto significa que nem sempre aquilo que o emissor pretende comunicar é exatamente aquilo que o destinatário interpreta e compreende. E é este o desafio das comunicações nas nossas empresas. Além dos desvios, distorções e perdas, a que nos referimos, as comunicações podem sofrer acréscimos, como é o caso do boato.

                                                                     Ruido

Quanto ao tipo, a comunicação pode ser: 

Formal - é a comunicação endereçada através dos canais de comunicação existentes no organograma da empresa. A mensagem é transmitida e recebida dentro dos canais de comunicação formalmente estabelecidos pela empresa na sua estrutura organizacional. É basicamente a comunicação veiculada pela estrutura  formal da empresa. Quase toda a comunicação formal é feita por escrito e devidamente documentada através de correspondência ou formulários. 

Informal - é a comunicação desenvolvida espontaneamente através da estrutura informal da empresa e fora dos canais de comunicação estabelecidos pelo organograma da empresa. Geralmente, a comunicação informal veicula mensagens que podem ou não ser referentes às atividades da empresa.

As comunicações formais fluem dentro da empresa através dos seguintes canais de comunicação: 

1- Canais Verticais - podem ser descendentes (de cima para baixo) e se referem à comunicação entre o superior e subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e se referem à comunicação entre o subordinado e o superior, veiculando informações a respeito do trabalho executado. 

2- Canais Horizontais - referem-se às comunicações laterais entre dois órgãos (dois departamentos ou duas seções, por exemplo) ou dois cargos (dois gerentes ou dois auxiliares administrativos) no mesmo nível hierárquico.

Exemplo de uma comunicação defeituosa

Na próxima 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley estará nesta área. Trata-se de um evento que ocorre somente a cada 78 anos. Assim, por favor, reúnam os funcionários no pátio da fábrica, todos de capacete de segurança, quando explicarei o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver o espetáculo a olho nú. Nesse caso, todos deverão ir para o refeitório, onde será exibido um documentário sobre o cometa. 

O gerente fala para o supervisor:

 Por ordem do Presidente, na 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúnam os funcionários, todos de capacete de segurança, e os encaminhem ao refeitório, onde o fenômeno terá lugar, o que acontece a cada 78 anos a olho nú. 

O supervisor para o chefe de produção:

 Há convite do nosso querido Presidente, o cientista Halley, de 78 anos, vai aparecer nú e usando capacete no refeitório da fábrica, na 6ª feira, às 17:00hs, pois vai ser apresentado um filme sobre o problema da chuva na segurança. O Presidente levará a demonstração para p pátio. 

Chefe de produção para o Mestre:

 Na 6ª feira, às 17:00hs, o Presidente, pela primeira vez em 78 anos, vai aparecer no refeitório da fábrica para filmar o Halley nu, o cientista famoso e sua equipe. Todo mundo deve estar lá de capacete, pois será apresentado um show sobre a segurança na chuva. O Presidente levará a banda para o pátio da fábrica. 

Finalmente Mestre para os Funcionários:

Todo mundo nu, sem exceção, deve estar com os seguranças no pátio na próxima 6ª feira, às 17:00hs, pois o manda-chuva (o Presidente) e o Sr. Halley, guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme “Dançando na Chuva”. Caso comece a chover mesmo, é para ir para o refeitório de capacete. O show será lá, o que ocorre a cada 78 anos. 

Aviso a todos:

 Na 6ª feira, o Chefe da Diretoria vai fazer 78 anos e liberou geral para a festa, às 17:00hs, no refeitório. Vai estar lá, pago pelo manda-chuva, Bill Halley e Seus Cometas. Todo mundo deve estar nu e de capacete, porque a banda é muito louca e o Rock vai rolar no pátio, mesmo com chuva!

MOTIVAÇÃO

A Motivação é um poderoso instrumento de Direção. Um MOTIVO é qualquer coisa que leva uma pessoa a praticar uma ação. Um motivo é a causa, a razão de algum comportamento. Como as pessoas são diferentes entre si e reagem individualmente a uma mesma situação, a Direção deve levar em conta essas diferenças individuais e tratar as pessoas adequadamente. 

Na prática, toda essa teoria pode ser aplicada através dos fatores de Motivação. Os fatores de Motivação mais importantes são: 

·       Trabalho interessante e que propicie desafios para a pessoa; 

·       Remuneração adequada ao trabalho executado; 

·       Oportunidades de progresso na Empresa; 

·       Projeção e prestígio social decorrente do trabalho feito;

·       Reconhecimento pelo superior e colegas de trabalho. 

Teoria da motivação de Herzberg 

 Segundo Herzberg, quando as pessoas sentem-se insatisfeitas com seus serviços, preocupavam-se com o ambiente que estavam trabalhando e quando sentem-se bem no serviço isso se liga ao trabalho propriamente dito. Para melhor explicar isso Herzberg dividiu em fatores de Higiene e Motivadores. 

 Fatores de Higiene (Ambiente)

·       Programa de administração

·       Supervisão - Condições de trabalho

·       Relações interpessoais - dinheiro, status, segurança  

 Fatores Motivadores (O Serviço)

·       Reconhecimento por realização

·       Trabalho que é desafio

·       Maior responsabilidade

·       Crescimento e desenvolvimento

 

 A pesquisa motivação-higiene serviu a todos os níveis da organização, servindo para aumentar sentimentos de competência, autoestima, auto-confiança e autonomia.

Teoria da Motivação “ X”   e  Teoria  “Y” . 

 Apresentada por Douglas McGregor. 

Teoria X : Nela supõem-se que a maioria das pessoas preferem ser dirigidas , não se interessam por responsabilidades e desejam a segurança acima de tudo , acredita-se que as pessoas são motivadas por dinheiro vantagens de emprego e ameaças de castigo. Com o uso desta teoria segundo os administradores admite-se controlar , supervisionar rigorosamente seus empregados que não merecem confiança , são irresponsáveis e imaturas.   Após a utilização da hierarquia estabelecida por Maslow , McGregor conclui que a Teoria X são de modo geral imprecisas e que os métodos de administração criados a partir delas muitas vezes deixavam de motivar os indivíduos para trabalhar na busca dos objetivos da organização. 

 Teoria Y: Nela supõem-se que as pessoas não são preguiçosas e merecedoras de confiança, podendo o homem se motivar adequadamente governar-se e ter criatividade no trabalho, despertando a potencialidade. A realização dos objetivos do funcionário é direcionado seus esforços para realização dos objetivos da organização.

Fatores Pessoais e Rendimento no Trabalho 

Frustração no contexto motivacional; frustração: Pessoa motivada em relação a um objetivo e este é interferido. Diz-se que esta frustrada. Podem existir três tipos principais de barreiras ou bloqueios que causam frustrações:

1-     Barreiras situacionais: Pode ser de natureza física e de ambiguidade, que impedem o indivíduo de realizar um objetivo. 

2-     Barreiras interpessoais: São entre as pessoas ou grupos que impedem a satisfação do motivo. Acontece geralmente quando em uma organização um indivíduo criativo é punido ou barrado por seu chefe superior. 

3-     Barreiras intrapessoais: Observados quando o indivíduo não atinge seus objetivos devido a alguma deficiência física ou mental, e também caracterizada pela existência de motivos conflituantes da própria pessoa. 

Frustração e improdutividade: Quando o indivíduo não atinge um objetivo inicialmente pretendido, coloca-se a perseguir outro , tornando-se necessário optar em ficar insistindo no objetivo inicial ou ceder a um outro mais viável , e quando levado a assumir uma das posições atender apenas a uma delas , passa a viver uma sensação interior de grande tensão que lhe será desconfortável e infelicitante, ficando em um estado psicológico conhecido como ansiedade.  Todos esses fatores, conflito , ansiedade e tensão geram no indivíduo a frustração e improdutividade.     

LIDERANÇA   

Para dirigir as pessoas, não basta apenas dar ordens e instruções, comunicar e motivar. É preciso ainda, Liderar. E aí está outro desafio para o Administrador. Liderança é a capacidade de influenciar as pessoas. Para dirigir pessoas, deve-se influenciar os seus comportamentos. Durante muito tempo, achava-se que a Liderança era uma qualidade pessoal determinada por características de personalidade. Atualmente, aceita-se a existência de três fatores de liderança, isto é, três fatores que influem na capacidade de liderar pessoas:  

Posição Hierárquica - decorrente da autoridade em relação aos subordinados. Quanto mais alta a posição hierárquica, maior força de liderança oferecida pela estrutura organizacional ao Administrador. 

Competência Profissional - é resultante dos conhecimentos gerais (cultura geral) e específicos (cultura técnica) que o Administrador possui. Quanto maior a competência profissional, maior a força de liderança que o próprio Administrador possui. 

Personalidade - decorrente das qualidades pessoais do Administrador, como o seu temperamento, caráter, relacionamento humano, inteligência, compreensão etc. A Personalidade constitui uma base importante para a liderança. Se não houver facilidade no tratamento com as pessoas, de nada valem a posição hierárquica e a competência profissional. Convém lembrar que liderar é influenciar o comportamento das pessoas. 

Existem três tipos de Liderança, a saber:

 Autocrática - Também chamada liderança “Autoritária”. Sua principal característica é a de que o Líder é quem toma as decisões e impõe as ordens aos subordinados, sem sequer explicá-las ou justificá-las. Os subordinados não têm liberdade de atuação, pois o líder autocrático controla rigidamente a sua atividade e não lhes explica o objetivo de seu trabalho. 

Liberal - Também chamada “Laissez-faire”. O Líder se omite e não se impõe, enquanto os subordinados se tornam os donos da situação. Há uma completa e total liberdade de atuação para os subordinados. Nenhum controle sobre o seu trabalho. Todavia, os objetivos do trabalho não são explicados. 

Democrática - é o tipo de liderança que fica no meio-termo entre os dois já citados, evitando as desvantagens de ambos. O trabalho é apresentado pelo Líder aos subordinados, que lhes dá as diversas alternativas de execução e os objetivos que devem ser alcançados. O assunto é debatido com os subordinados que fazem sugestões, as quais, se viáveis, são aceitas pelo Líder.  

Existem três dimensões que englobam as qualidades e habilidades requeridas por um Líder : organizacional, a interpessoal e as das qualidades pessoais

Organizacional  - concentram-se os conhecimentos que deve dominar acerca da organização e de seu contexto :

·       Acompreensão da missão;

·       conhecimento dos objetivos organizacionais;

·       capacidade de propor novas soluções e resolver problemas

·       competência para agregar esforços, mantendo coerência entre objetivos e ações;

·       ter visão de futuro.

Interpessoal - reúne as habilidades relacionadas aos processos de interação e comunicação.

·       saber valorizar as pessoas por meio de elogios, recompensas e outras formas de reconhecimento do desempenho;

·       aceitar as pessoas como são, sem tentar moldá-las em tipos ideais;

·       manter relação amistosa e de proximidade independente do nível hierárquico;

·       confiar nas pessoas, dando espaço para desenvolverem relações e métodos próprios de trabalho;

·       fazer uso da comunicação por meio da informação, difundindo valores, crenças, que em seu conjunto formam a cultura organizacional;

·       criar e pôr a disposição de todos canais de comunicação que ampliem o diálogo visando fortalecer processos de confiança.

Qualidades Pessoais

·       autoconhecimento;

·       iniciativa;

·       persistência;

·       coragem;

·       integridade.

Tomar decisões – o processo de tomada de decisão ou processo decisório funciona como motor, mola mestra das organizações.  Através dele se operam escolhas, intenções e idéias que se transformam em ações, se buscam soluções aos problemas e se aproveitam as oportunidades.

As decisões podem ser :

·       Programadas ou Rotineiras – baseadas em procedimentos, normas, hábitos e rotinas estabelecidas. ( compra, seleção etc );

·       Não-programadas – por serem eventuais, lidam com o desconhecido, implicam opções  e envolvem riscos.

Etapas do processo Decisório :

·       Identificar o problema ou situação;

·       Identificar alternativas de ação;

·       Analisar as variáveis e repercussões de cada uma delas  para serem avaliadas;

·       Escolher a melhor opção.

A decisão, ao mesmo tempo que racional, é também fruto de negociação entre indivíduos, grupos  e interesses que podem ser distintos e que lutam por poder. Assim nem sempre são as mais racionais, mas as que conciliam o maior número de interesses.

COORDENAÇÃO   

Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e, além disso, também coordenar as diferentes atividades dos diversos subordinados. Coordenar significa unir e harmonizar todas as atividades e esforços de diferentes pessoas ou órgãos da Empresa, tendo em vista um objetivo comum. A importância da Coordenação reside no fato de que todas as atividades de uma empresa precisam ser integradas e sincronizadas para que os seus objetivos sejam alcançados plenamente. Se apenas algumas pessoas ou órgãos funcionam bem, os objetivos empresariais podem ser sacrificados. Torna-se necessário que a Empresa - como um todo - funcione integralmente para o pleno sucesso. Este é o papel da Coordenador.

Exige:

·       Relações intensas de negociação quanto ao uso dos recursos;

·       Definição de objetivos intermediários e critérios de acompanhamento / monitoramento;

·       Estabelecimento de estratégias comuns de ação e;

·       Identificação de facilitadores (aspetos fortes de cada um) para o estabelecimento de relações de ajuda recíproca.

Instrumentos:

Cronograma - possibilita visualizar a interligação entre as diferentes atividades com os respectivos prazos de execução. Permite análise da relação atividade / tempo, o que facilita caso seja necessário negociar novos prazos e recursos, reforçando cada atividade. 

Reuniões periódicas

Com os responsáveis pelas diferentes atividades. Servem para acompanhar o trabalho, verificar cumprimento de prazos, identificar os fatores que estão facilitando e/ou dificultando a execução. Deve ser marcada com antecedência (programadas), com indicação de horário (tempo), local, participantes e temas a serem abordados.

Matriz Institucional Múltipla

Visa identificar as funções e as responsabilidades de cada uma das organizações nas atividades a serem desenvolvidas no projeto. Conta com duas variáveis básicas:

Agentes

Todas as instituições, públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, que desempenham alguma função no projeto;

Atividades

são todas as ações que se planejou desenvolver para cumprir os objetivos do projeto.

Também como recurso de Coordenação, podem ser criadas, na estrutura da organização, unidades colegiadas, que constituem espaços de discussão e deliberação onde as várias chefias de unidades ou projetos podem e devem exercitar a coordenação.

No processo de coordenação, é primordial a negociação e a comunicação permanentes entre as pessoas. logo, para cada projeto a ser desenvolvido podemos prever reuniões e instituir informes e relatórios que permitam acompanhar e divulgar informações relativas ao seu andamento, possibilitando assim a tomada de decisões.

Matriz Institucional Múltipla

Passo 1. - Levantamento de todas as organizações, unidades e profissionais responsáveis na consecução do projeto – Agentes;

Passo  2.  -  Elaboração do rol de Atividades a serem desenvolvidas , posicionando-as na linha vertical;

Passo   3.   -  Definição e identificação das funções desempenhadas por cada um dos Agentes  com relação às Atividades, assinalando as funções no espaço retangular destinado à interseção entre Agentes e Atividades . Essas funções podem ser de : Planejamento ( P ) ; Financiamento ( F ) ; Execução ( E ) ; Acompanhamento ( A ) ; Normatização ( N ) , entre outras.

Passo 4. - Análise da Matriz, procurando identificar se para cada Atividade  foram associadas as funções necessárias a sua execução e o Agente responsável por elas.

Passo   5.    -  determinação de medidas que viabilizem a consecução do Projeto.

Conclusão

Direcção é a função da tomada de decisões, de liderança e intercomunicação com os subordinados. Fazer acontecer, dinamizar, esta função administrativa exige muito da habilidade humana do profissional pela área relacionada, a direção pode ser a nível institucional abarcando toda a empresa, nível departamental abrangendo as unidades em separado e por fim a nível operacional. Ao longo do trabalho abordou se sobre alguns princípios que um gestor deve ter na direção mas também há que ter conta os seguintes:

Unidade de Comando: Cada funcionário tem um superior ao qual deve prestar contas

Delegação: Compreende designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade.

Amplitude de Controlo: Há um limite quanto ao número de posições que podem ser eficientemente supervisionadas por um único indivíduo.

Princípio da coordenação ou relações humanas: harmoniza os esforços individuais em benefício de um bem comum.

Bibliografia

Tenório, F. (1997) Gestão de ONG’s : Principais Funções Gerenciais. Rio de Janeiro : FGV.